Gestionnaire Administratif·ve Polyvalent·e H/F - 63

ACTIVITES ESSENTIELLES :

Les activités liées à l'assistanat de direction et suivi RH de proximité :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Gérer l'agenda et la messagerie institutionnelle du Directeur et de la Directrice Administrative
- Assister la Direction administrative dans l'organisation quotidienne de son travail notamment concernant les dossiers récurrents et ponctuels
- Assurer l'organisation des déplacements et la préparation et le suivi des réunions
- Contrôler les parapheurs avant signature (régularité du signataire)
- Appui administratif pour les dossiers RH de proximité et en lien avec les référents RH des structures de l'Institut
- Assurer la transmission des éléments courant à la DRH (déclaration de grossesse, déclaration d'accident du travail, demande de temps partiel, absence pour enfant malade...)
- Gérer et mettre à jour les tableaux de bord des personnels BIATSS et les listes de diffusion
- Préparer la cartographie annuelle des emplois personnel BIATSS
- Participer à la mise en place des recrutements personnels BIATSS (profil de poste, pré-sélection des CV, convocation, audition, suivi des contrats)
- Assurer le suivi des autres absences

Les activités de suivi financier :
- Réaliser des opérations de gestion courante du domaine des finances et de la comptabilité
- Soutien à l'élaborer et l'exécution du budget dans le cadre du Projet CAP GS (Clermont Auvergne Project -Graduate School) de l'institut SVSAE (550000 Euros).
- Gestion des stages, des bourses d'excellence et de la mobilité des étudiants
- Gestion des Professeurs invités (aspect Ressources Humaines, finances et autres...)
- Faire un bilan, analyse et reporting de l'activité
- Faire des annonces des appels à projet sur les différentes plates formes des réseaux internationaux
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Consigner les procédures applicables dans son domaine : contrôle interne
- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
- Gestion du budget et suivi des dépenses communes de l'I-SVSAE et activités associées (Animalerie...)
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux activités générales du service