Assistant du Préfet et de la Directrice du Cabinet H/F - 63

1) Secrétariat du préfet :
- Accueil physique et téléphonique (prise en charge de tous les correspondants externes et internes)
- Tenue de l'agenda du préfet (gestion du calendrier électronique, prises de rendez-vous).
- Traitement du courrier du préfet
- Organisation de réunions et suivi de la préparation des dossiers
- Organisation des visites extérieures
- Organisation des visites ministérielles pour la partie liaison avec l'hôtel Privé
- Gestion des déplacements du préfet et gestion des états de frais.
- Frappe et mise en forme des écrits du préfet (évaluations SP et directeurs, lettres au ministère, lettres de représentation, lettres de remerciements...)

Coordination de l'activité en lien avec l'hôtel privé:
- Organisation des déjeuners et des réceptions de l'hôtel privé (rédaction cartons, élaboration plan de table)
- Gestion des congés du personnel de résidence du préfet
- Comptabilité de l'hôtel privé ( tenue livre de cave, tenue registre mensuel des dépenses)
- Gestion des contrats d'extra pour l'hôtel privé.

2) Secrétariat de la directrice de cabinet
- Accueil physique et téléphonique (prise en charge de tous les correspondants externes et internes)
- Tenue de l'agenda (gestion du calendrier électronique, prises de rendez-vous).
- Traitement du courrier
- Organisation des visites extérieures
- Organisation de réunions et suivi de la préparation des dossiers
- gestion des congés du corps préfectoral
- Traitement des déclarations de manifestations sur la voie publique
- Comptabilité et suivi des dépenses du cabinet et du directeur de cabinet