Assistant de Direction - Commune de Roullet Saint Estephe H/F - 63

Au sein du pôle administratif, sous l'autorité de la DGS et du Responsable du service administratif, l'Assistant de direction apporte un appui opérationnel et organisationnel à la DGS, au responsable et au Maire. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités de la direction, en facilitant la communication interne et externe, en assurant le bon déroulement des process administratifs et en participant au suivi de projets transverses.

Vos principales missions seront :

Mission 1 : Gestion des assemblées et des relations publiques
- Convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres,
- Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseil municipaux, réunion de municipalité, commissions municipales, etc.)
- Rédaction des comptes-rendus de réunion
- Organisation des cérémonies officielles, Inauguration, Evènements municipaux
- Assurer le suivi des invitations et représentations de du Maire et des élus,
- Gérer les doléances des administrés et orienter vers les élus et/ou les services compétents de la commune.

Mission 2 : Secrétariat du maire, de la DGS et du responsable du service administratif
- Travaux de secrétariat divers : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement, suivi des dossiers et archivage,
- Gestion de l'agenda du maire et de la DGS,
- Gestion du courrier entrant de la collectivité : tri, orientation, diffusion,
- Gestion et diffusion de la boîte mail mairie

Mission 3 : Communication externe
- Communication sur les réseaux de la commune,
- Mise à jour du site internet,
- Production de communiqués etc.

Mission 4 : Gestion des sinistres et dossiers d'assurance

Vous assurerez également la suppléance de la collègue en charge des RH.