Archiviste - Records Manager Responsable du Pôle Archives H/F - 63

Placé-e sous l'autorité de la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles, l'archiviste - records manager détermine et met en oeuvre la politique de collecte, de traitement (classement et inventaire), de conservation et de communication des archives de l'université, en collaboration avec le Directeur des Archives départementales. .

Les archives de l'université sont tous les documents et données produits et reçus par les services et directions centrales, instituts, composantes et laboratoires dans le cadre de leurs activités. Elles englobent les supports papier et numérique (documents bureautiques, messageries, données des logiciels métiers).

Sur le volet numérique, l'archiviste - records manager, en collaboration avec la Direction des Systèmes d'information et le DPO de l'université, supervise la gestion, le stockage, la traçabilité et la conservation des données, de leur création à la fin de leur usage, en conformité avec les lois et normes techniques en vigueur.ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

- Perpétuer les actions régulières en direction des services pour assurer l'archivage régulier de leur production papier:

* organisation d'actions de sensibilisation annuelles;

* élaboration de tableaux d'archivage et mise à jour des tableaux existants;

* activité de conseil sur la gestion courante des dossiers et la mise en oeuvre de la réglementation;

* accompagnement logistique de chantiers de tri.

- Préparer les versements papier (tri, classement et inventaire pour transfert aux Archives départementales) en attente de traitement.

- Développer l'offre de formation et d'accompagnement des services aux bonnes pratiques du numérique:

* nommage et classement des fichiers;

* rationalisation / réorganisation et nettoyage des arborescences;

* utilisation du parapheur numérique;

* gestion et archivage des messageries.

- Collaborer avec la DOSI (Direction opérationnelle des systèmes d'information) pour:

* accompagner les projets de dématérialisation des procédures sur leur volet documentaire;

* participer aux opérations de décommissionnement et de déploiement de logiciels métier;

* mettre en oeuvre les recommandations issues de l'Accompagnement à Maîtrise d'Ouvrage: «Définition d'une stratégie de déploiement de l'archivage numérique» réalisée en 2024.

- Collaborer avec les Archives départementales pour:

* accompagner leur politique de collecte des archives universitaires papier;

* garantir l'archivage pérenne des données et documents essentiels en l'absence de Système d'archivage électronique (SAE) à l'UCA.