Adjoint Administratif H/F - 03

Au sein de l'équipe administrative (4 personnes), vous remplacez notre adjointe administrative absente pour congé maternité et travaillerez en collaboration avec l'équipe pour assurer une qualité de service aux usagers.

DURÉE : 35 heures/semaine
HORAIRES : 8h00-12h00 / 14h00-17h00 (Lundi au Vendredi)

MISSIONS

1. Accueil des usagers

Gestion du standard téléphonique et orientation des appels
Tri, envoi, préparation et scan du courrier
Consultation et traitement de la BAL Outlook (réponses + affectation)
Préparation des dossiers d'admission

2. Gestion des admissions et sorties

Accueil des nouveaux résidents (remise documents, rdv d'aide administrative)
Admission administrative
Gestion administrative des sorties (état des lieux, clôture dossier)
Accueil et information des familles (planning visites, modalités)

3. Facturation hébergement/recettes

Envoi des demandes de calcul des contributions
Gestion des dépôts de garantie (encaissement + suivi)
Mise à jour du tableau de suivi d'activité (TSA)
Vérification comptable (BL) avec le TSA
Enregistrement des chèques énergie

4. Communication

Relations usagers (traitement demandes, suivi réclamations)
Gestion site internet et espace famille (actualités, documents)
Animation espace CVS
Communication institutionnelle (affichage, réseaux sociaux)

5. Conseil de la Vie Sociale (CVS)

Préparation des convocations (impression + envoi)
Rédaction et diffusion des comptes rendus CVS
Suivi des recommandations et actions CVS

6. Tâches diverses déléguées

Économat : Gestion Chorus Pro, mandatement, sortie protections/commandes et commandes des produits d'entretien, suivi du stock;
Qualité/RH : Enquêtes satisfaction, enregistrement événements indésirables sur AGEVAL, gestion plaintes/réclamations usagers