Gestionnaire Assistant Administratif au Sra Clermont-Ferrand H/F - Service Public

Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité hiérarchique du conservateur régional adjoint de l'archéologie site de Clermont-Ferrand

Liaisons fonctionnelles : les agents du service régional de l'archéologie et du pôle architecture et patrimoines, les partenaires extérieurs (aménageurs, archéologues, etc.)

Au sein du Service Régional de l'Archéologie, composé d'une équipe de 35 personnes répartie sur deux sites, dont 13 sur le site de Clermont-Ferrand, le titulaire du poste est chargé :
1- Gestion administrative des dossiers d'archéologie préventive:
En lien avec l'assistant administratif et des chargés de territoires concernés, l'agent intervient sur les départements du Puy-de-Dôme hors agglomération clermontoise, Allier.
Dans ce cadre, il est chargé de:
- contrôler sur le plan administratif la mise en oeuvre des procédures et des actes d'archéologie préventive dans le respect des délais, en lien avec les services instructeurs, les prescripteurs du SRA, les aménageurs, les opérateurs ;
- produire et archiver les courriers administratifs et les arrêtés correspondants aux prescriptions scientifiques, aux phasages, aux modifications de projet, aux désignations de responsable scientifique et aux autorisations en coordination avec les gestionnaires scientifiques ;
- accompagner le déploiement complet de l'application PATRONUM sur le site de Clermont-Ferrand et participer au processus de formation;
- assurer l'accueil physique et téléphonique en binôme avec l'autre agent administratif du site (analyser les demandes, traiter les questions adm/tech/scientifiques de 1er niveau...;
- assurer une continuité de service pour les missions administratives en période de congés (enregistrement du courrier et secrétariat).
2- Liaison administrative entre le service et la Commission Territoriale de la Recherche Archéologique (CTRA) pour le volet archéologie préventive:
En lien avec le secrétariat de la CTRA Sud-Est (DRAC PACA), l'agent est chargé, pour toutes les procédures d'archéologie préventive soumise à l'avis de la CTRA:
- de déposer les documents sur l'espace partagé dédié, de renseigner le tableau d'inscription à l'ordre du jour et de prévenir les rapporteurs concernés par courriels;
- de recueillir les PV validés, d'en extraire les avis attendus et d'en assurer la diffusion aux titulaires d'autorisation et aux opérateurs d'archéologie préventive;
- d'asssurer l'archivage numérique de l'ensemble de ces données au sein de l'arborescence du SRA.
3- Missions de coordination et d'appui au fonctionnement du service:
En lien avec le responsable administratif et financier:
- réaliser les tableaux de suivi de l'activité du service et des différents indicateurs régionaux;
- gérer le matériel technique du service ;
- préparer les manifestations de valorisation organisées par le SRA (journées régionales de l'archéologie, manifestations scientifiques, etc.);
- assurer la saisie dans ARP des opérations d'archéologie programmée, générer les autorisations et les notifications, les diffuser via la plateforme administrative dédiée;
- assurer une veille et un pilotage de l'arborescence numérique actuelle et participer au projet de rapprochement avec celle du site de Lyon;
- être administrateur ARP et référent PATRONUM à Clermont-Ferrand.

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert): expert
- connaissance du code du patrimoine et des codes afférents (urbanisme, environnement...)
Compétences techniques:
- maîtrise des outils bureautiques et des bases de données (word, excel, ARP, Patronum...)
- connaissance des procédures administratives et du droit public

Savoir-faire:
- savoir rédiger des documents et des actes administratifs
- savoir travailler en lien avec des interlocuteurs nombreux (agents du service régional de l'archéologie et du pôle Patrimoines et Architecture de la DRAC Auvergne-Rhône-Alpes)
- comprendre et savoir appliquer une réglementation
- savoir rendre compte
- avoir une bonne capacité d'adaptation
- savoir maîtriser les délais, y compris dans des périodes à flux tendu
- savoir anticiper

Savoir-être:
- sens de l'analyse
- être rigoureux et organisé
- disposer de bonnes qualités relationnelles et d'une forte capacité d'adaptation
- être autonome
- sens de l'initiative
- être à l'écoute
- réactivité

• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier