Adjoint·e en Gestion Administrative H/F - Université Clermont Auvergne

La personne recrutée exercera ses missions à 80% au sein de l'UFR de chimie et à 20% au sein de l'ICCF. Les 2 structures sont positionnées dans le même bâtiment sur le campus des Cézeaux.


- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et colis
Recueillir, traiter les missions des intervenants extérieurs dans les formations de l'UFR
- Gérer les dossiers administratifs des enseignants, des vacataires, des personnels BIATSS et des intervenants extérieurs.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Vérifier les déclarations des services d'enseignement
- Saisir les heures accessoires (responsabilités, encadrement...)
- Suivre l'assiduité des alternants
- Assister les responsables de formation en alternance dans la gestion administrative des dossiers

Connaissances

- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles

- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation