Assistant Administration H/F - Service du commissariat des armées (SCA)

Le groupement de soutien commissariat Clermont-Ferrand est un organisme interarmées. Il assure des missions d'administration générale et de soutiens communs de façon mutualisée au profit des organismes du MINARM du périmètre de la base de défense de Clermont-Ferrand. Pour assurer le soutien des unités, le GSC CFD est constitué de la division organique, de la division conduite du soutien et de deux pôles. Au sein de la division organique, sous l'autorité du chef de la section management de l'information (SMI), le secrétaire administratif assure la gestion du secrétariat du groupement de soutien commissariat. Il a une mission de répartition des courriers, de gestion de l'agenda du chef d'organisme et d'accueil des visiteurs. Il assure également le suivi des dossiers de frais de déplacement pour l'ensemble du personnel du GSC CFD. Adjoint au chef de la section management de l'information, il exerce ses attributions sous l'autorité directe de ce dernier et a sous son autorité un personnel militaire.
- Répartir, classer et archiver les documents ;- Rédiger et envoyer des courriers ;- Recevoir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes ; - Préparer des documents, coordonner et aider à la réalisation de projets ;- Organiser des réunions, réserver des salles ;- Planifier des rendez-vous, des réunions et des déplacements pour le commandement ;- Suivi des dossiers de frais de déplacement ;- Suivi des budgets, commandes et approvisionnements des fournitures de bureau.

Le secrétaire administratif doit être en mesure de rédiger des notes de service, maitriser la correspondance administrative et les outils informatiques bureautiques pour assurer la rédaction des courriers et la diffusion des informations. Il doit être capable d'assurer le suivi du budget et proposer des moyens budgétaires appropriés à chaque besoins et projets au profit du GSC CFD. Chargé de la gestion et du suivi des ordres de missions, il doit faire preuve de réactivité, être organisé et méthodique, tout en ayant une appétence dans la communication afin d'interagir aisément et de répondre aux sollicitations des différents interlocuteurs. Face à des situations imprévues, il doit être capable de proposer des mesures. Polyvalent, le secrétaire administratif contribue à l'efficacité et à l'organisation du groupement de soutien commissariat en assurant le bon déroulement des tâches administratives et logistiques.

• Archivage des données
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Rédaction de courriers