Secretaire Administratif - Secretariat Premiere Presidence - Cour d'Appel de Riom H/F - Direction des services judiciaires - CA RIOM

Les activités du service :- Secrétariat de la première présidence- Gestion des outils de la communication électronique de la première présidence avec l'ensemble des interlocuteurs de la cour,- Tri et conservation des archives de la première présidence, - Interface entre les services de la première présidence et ceux du parquet général- Interface entre les chefs de cour et la direction du greffe- Tenue de l'agenda de la première présidente de la cour d'appel- Préparation, organisation et suivi des élections professionnelles- Relations avec les services préfectoraux- Mise en forme de l'organisation des services juridictionnels de la cour- Gestion des ressources humaines telle que décrite dans le descriptif du poste Composition et effectifs du service : 2 agentsVotre hiérarchie : Premier président / directeur de greffeVos interlocuteurs métiers : Premier président, secrétaire général de la première présidence, présidents des tribunaux judiciaires du ressort, services de la Chancellerie, services déconcentrés de l'Etat (Préfectures/sous-préfectures, DRFIP, ...) et des administrations territoriales, Ordres professionnels divers,...
Le secrétaire administratif assiste le premier président de la cour d'appel et la secrétaire générale dans les tâches de gestion administrative des juridictions du ressort et de la cour elle-même. Ses missions se concentrent autour des axes suivants, sous le contrôle du secrétaire général de la première présidence et en concertation permanente avec le greffier référent du secrétariat:1) Gestion administrative:- gestion de l'agenda du premier président, préparation des dossiers, information des chauffeurs- traitements des mails sur les boîtes structurelles du secrétariat : classements, réponses. Veille sur les boîtes structurelles du premier président- convocations diverses (assemblées générales de la cour d'appel, médecine du travail,...)- invitations aux audiences solennelles, organisation et suivi des audiences d'installation des magistrats et fonctionnaires.- suivi du journal officiel, notamment pour les nominations et les décrets concernant l'organisation judiciaire- communications téléphoniques, - gestion du courrierarrivé-- classement et archivage : papier et dématérialisé et sur DPJ (dossier partagé de juridiction)- dactylographie du courrier, des rapports et des ordonnances administratives (réponses aux particuliers, instructions aux juridictions, rapports des chefs de cour à la Chancellerie) et des habilitations diverses- mise en forme et diffusion des tableaux de service : mensuelle et hebdomadaire, permanences des magistrats, disponibilités des salles d'audiences- mise en forme des propositions et des dossiers pour la désignation des assesseurs des tribunaux pour enfants, en lien avec le secrétariat général de la première présidence- mise à jour des effectifs et des listes magistrats- constitution des dossiers des conciliateurs de justice, préparation des ordonnances de nomination, suivi des échéances pour les renouvellements, gestion administrative - mise en forme des cartes de fonctions des juges consulaires- Préparation des divers ordres de mission (OM), en lien avec le secrétaire général de la première présidence- Gestion des réservations de salles sur Pilot2) suivi des dossiers sur instructions du premier président ou du secrétaire général- constitution des dossiers de nomination des magistrats du ressort de la cour d'appel, préparation et suivi des évaluations (sur instructions SGPP) - Assistance non juridictionnelle du premier président sur domaine réservé- préparation de dossiers pour réunions (sur instruction du SGPP), pour les AG et entretiens divers, suivi des rapports annuels transmis au premier président- organisation des élections organisées pour ce qui relève de la compétence de la première présidence : membres du Conseil supérieur de la magistrature, Commission d'avancement, etc.Des missions spécifiques ponctuelles peuvent lui être confiées par le premier président.

Description du profil recherché : fonctionnaire titulaire en mutation ou détachement.Une expérience dans le domaine juridique serait un atout.

• Gestion des réservations
• Traitement du courrier