Adjoint·e en Gestion Administrative H/F - Université Clermont Auvergne

L'IAE Clermont Auvergne est la grande école universitaire de management de l'Université Clermont Auvergne. Elle accueille environ 2000 étudiant-es et propose des formations de la Licence au Doctorat. Membre du réseau national des IAE, il est engagé dans une démarche qualité avec la certification Qualicert. L'extension de la certification sur un référentiel international est l'un des axes de développement majeur de l'IAE, entrepris depuis plusieurs années. Le référentiel choisi est celui d'AACSB.
Rattaché-e au pôle scolarité, l'adjoint-e en gestion a la charge de plusieurs formations et apporte son expertise dans les activités d'information, de documentation et de gestion administrative du service de scolarité de l'IAE Clermont Auvergne. Ce service est en charge de la gestion de plus de 1000 étudiants sur le site de Jaude. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de scolarité et sous la responsabilité fonctionnelle des Directeur-rice-s des formations concernées.ACTIVITES ESSENTIELLES :Assurer l'accueil physique ou téléphoniques des usagers, l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;Informer les étudiants sur les formations dispensées dans la composanteTraiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnementdu service et assurer le lien avec les autres services de l'IAE et de l'UniversitéParticiper au processus de recrutement des étudiants : vérification des dossiers de candidatures, via la plateformee-Candidat,Etudes en France et Mon Master,convocation aux entretiens (s'il y a lieu), saisie des résultats d'admission, extraction des listes d'admisGérer la messagerie et l'ENTet autres outils digitaux (Moodle, Teams)Gérer le cursus des étudiants, de l'inscription aux résultats sous APOGEE, en respectant la règlementation générale et les modalités de contrôle des connaissancesAssurer les inscriptions administratives (dossier papier et saisie APOGEE pour leshors-procédure, listes Pré-ins, changement d'étape), éditer les cartes étudiantesContrôler et vérifier l'exactitude des données relatives aux inscriptions administrativesAssurer le traitement et le suivi administratif des dossiers des étudiants et suivre l'évolution des effectifsParticiper à la gestion des examens (organisation des épreuves, des jurys, saisie et diffusion des résultats)-Editer les relevés de notes et les diplômes - Effectuer le suivi des absences des étudiants (transmission des listes sur d'autres sites de formation le cas échéantAssurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants, organiser les réunions liées au programmeParticiper au suivi des projets des étudiants : remise des documents de suivi aux étudiants, collecte des rapports/mémoires, réservation des salles de soutenanceEffectuer l'affichage destiné aux étudiants et le vérifier régulièrementSaisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser

COMPETENCES REQUISES :Connaissances :- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur- Très bonne maîtrise du français écrit et oral- Une bonne maitrise de l'anglais serait un plusCompétences opérationnelles :- Savoir planifier son activité et respecter les délais, hiérarchiser les priorités- Savoir rendre compte, et faire remonter les besoins- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie- Rédiger des documents simples d'information, de communication et de procédure- Savoir rechercher l'information, se l'approprier et la retransmettre- Maîtriser les outils bureautiques- Maîtriser les méthodes de prise de notes- Appliquer les procédures administratives et les règles d'usage- Gérer les appels téléphoniques et planning- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)- Trier, hiérarchiser et classer les informations- Analyser et gérer les demandes d'information- Organisation du travail, gestion de l'urgence et des prioritésCompétences comportementales :- Rigueur, fiabilité, autonomie- Organisation et polyvalence- Qualités relationnelles, diplomatie, travail en équipeINFORMATIONS COMPLÉMENTAIRESCatégorie : CBAP J : Gestion et PilotageRémunération : 1 867.02 € brut mensuelContrat de travail : 37h30 hebdomadaireContrat du 01/09/2026 au 31/08/2027Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)Localisation du Poste : IAE - Clermont-FerrandProtection Sociale Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travailParticipation aux frais de transports en communAménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite travailler-a-luca/services-aux-personnelsDes offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

• TEAMS
• Sens du relationnel
• Anglais
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Autonomie
• Moodle
• Français
• Prise de note
• Capacité d’adaptation